Grup ve kullanıcı düzeyinde
kullanım yetkisi belirlenir, yetkiye göre kişilerin programı ya
da programın belli bölümlerini
kullanması sağlanır. Aynı zamanda programda yapılan tüm
işlemlerde (kartların açılması,
fiş girişi vb. ) kullanıcıların yalnızca bazı işlemleri yapması
isteniyorsa kart ve işlem
bazında şifreleme yapmak ve kullanıcılara göre işlemleri gruplamak
da mümkündür. Birden fazla
firma bilgilerinin izlenmesi durumunda her firmaya ait işlemlerin
kimler tarafından yapılacağı yine grup ve/veya kullanıcı düzeyinde her firma için ayrı ayrı
belirlenir. Özetlemek gerekirse yetkilendirme
- Firmalar, Program bölümleri ve
menüler için,
- Yetki kodu kullanarak
kayıtlar
yapılır. Böylece
Ticari Sistem içinde yapılabilecek işlemlerin tümü kayıt bazında
kısıtlanabildiği gibi program
bölümü ve/veya menülere göre de kısıtlanabilmektedir. Şifresini
vererek programa giren kullanıcı yalnızca yetkisi dahilinde olan işlemleri yapabilecek
ve yalnızca yetkili olduğu program bölümleri ve menü seçenekleri ile çalışacak ve yalnızca yetkili
olduğu kayıtlar üzerinde işlem yapabilecektir. Yetki kodu, belli kartlar veya işlemlerin
girişini, değiştirilmesini, incelenmesini veya kullanılmasını kısıtlamak için kullanılır.
Program bölümlerinde açılan kartlar ve işlemlerde kullanılan
fişler için ayrı ayrı verilir. Yetki
kodları penceresinden, kodların geçerli olacağı kayıtlar belirlenir
ve yetki kodları verilir.
Kullanıcıların hangi yetki kodlarını kullanacağı ise Ticari Sistem
Yönetimi Bölümü'nde Yetki kodu
tanımları seçeneği ile belirlenir. Her program bölümünde açılan
kartlar ve yapılan işlemler
için yetki kodu tanımı ayrı ayrı yapılır. Yetki kodlarının
verileceği program bölümü seçildiğinde, yetki kodlarının verilmesinde kullanılacak
seçenekler ekrana gelir. Tanım penceresinin üst bölümünde, yetki kodlarının hangi kart ya da
fiş için yapıldığını belirten yetki kodu tanım adı yer
alır. Tanım ekranından girilen
bilgiler ise şunlardır.
Yetki kodu:
Kullanıcının kart ya da fiş üzerinde
işlem yapmaya yetkili olacağı koddur. 10 karakter
uzunluğundadır. Burada verilen yetki
koduna göre kullanıcı kayıtlar üzerinde işlem yapabilir. Her
kullanıcının iş tanımına göre,
kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki
tanımlaması için öncelikle
planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya
kullanıcı gruplarının hangi
kart ya da fişlere ulaşabileceği ve hangi tür işlemleri
yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş türlerine ve
kartlara farklı yetki kodları verilmelidir. Örneğin, iki tür malınız var. Bu iki grup malı A
ve B olarak ayıralım. Bir grup kullanıcı A grubu malların, ikinci grup kullanıcı ise B grubu
malların satın alma işlerini yürütüyor. Bu elemanların
sadece satın almasından sorumlu
oldukları malları işlemelerini ve kullanmalarını isterseniz,
yetki kodlarına gereksiniminiz
olacaktır. Yetki kodu kullanımı ile, A ve B grubu malların giriş ve
kullanımı sadece ilgili grubun
yetkisinde olacaktır. A grubu malları kullananlar B grubunu
kullanamazlar. Yetki kodu alanı
Kullanıcı Tanımlı Raporlar bölümünde tanımlayacağınız raporlarda
filtre veya kolon olarak da
kullanılır. Programda standart tanımlı raporlarda da bilgileri
yetki kodu bilgisine göre filtrelemek mümkündür.
Tanımı: Yetki kodu tanımı ya da açıklamasıdır. Yetki
kodlarına göre kayıt bazında kullanıcı ya da grup yetkileri belirlenirken, seçilen kart ya da
fiş için geçerli olacak yetki kodu belirlenir. Böylece
kullanıcı ya da grup, burada verilen
yetki koduna sahip kart ya da fişlere ulaşacak ve yalnızca
bu kartlarla ilgili işlemleri
yapabilecektir. Aynı kayıt türü için birden fazla yetki kodu
tanımlamak mümkündür. Bu yetki
kodlarından öndeğer olarak kart ya da fişlere aktarılacak olanları
da yine yetki kodu kolonunda
belirlenir.
Kart ve fişlerde yetki kodu
alanları Kullanıcının işlem yapmaya yetkili olacağı kayıtlar, kart
ya da fiş üzerinde yetki kodu
alanında belirlenir. Grup ve kullanıcı yetkileri belirlenirken
kullanıcının hangi yetki kodunu
taşıyan işlemlere ulaşacağı da belirlenir. Kullanıcının aynı kart
ya da işlem türü için birden
fazla yetki koduna sahip olması durumunda, bu kodlardan hangisinin
kart ya da fiş üzerindeki yetki
kodu alanına otomatik olarak aktarılacağı yetkiler verilirken
belirlenir. Eğer kullanıcı kart
ya da işlem için birden fazla yetki koduna sahipse bu tanımlar
listelenir. İlgili tanım seçilerek kart ya da fişe aktarılır.